総会の挨拶やスピーチに使える言葉の例文や... | 挨拶やスピーチに使える季語・時候の言葉の例文や手紙・メール・季節に使えるPTAの文例

総会の挨拶やスピーチ、手紙やメールは使う機会がそれほどないために、非常に緊張するものです。従って、あらかじめ定型的に言葉や例文を準備しておくと緊張せずに済みます。しかし、単に読み上げているだけ、書き綴っただけでは出席者の方々の心に響かないことも十分にあり得ます。それで、単純に例文として覚えておくだけでは足りないといえます。自分自身の表現に加工して、出席者に伝えようとするひと工夫も必要となってきます。

総会の挨拶の書き出しのポイントとしては、まず御礼から入るということです。限られた時間での開催となるため、早く開催を宣言して、議事進行に入りたい気持ちは良く分かります。しかし、総会の挨拶＝総会の開会宣言ではないということを念頭に置いておきましょう。総会は頻繁に開催されるイベントではないため、出席者も様々な予定を調整し、あらかじめ時間を確保して総会の場に出席しているのです。従って、書き出しは感謝の気持ちを全面に出すことです。

感謝の気持ちを全面に出すことです。例えば「本日は大変お忙しい中、中には遠方より総会に参加くださいまして、ありがとうございます。また日頃は、私どもの活動、事業にご理解、ご支援を賜り、この場をお借りして厚く御礼申し上げます。ありがとうございます。本日の総会では、私どもの取り組みをご報告させていただくと共に、引続き、皆様方のご支援が得られるよう、ご理解をより深めていただく場として考えております。」といった書き出しです。

手紙の場合は、少し表現方法を変えます。スピーチと異なり文字として残るものですから、感謝の気持ちは全面に出すものの、基本的に話し言葉である「ありがとうございます。」の表現を多用すべきではありません。例えば「拝啓、平素は当方の事業内容、活動内容にご理解、ご支援をくださり、厚く御礼申し上げます。」といった書き出しで、感謝、御礼の気持ちは十分に伝わるといったいいでしょう。長い文章は敬遠されるため、書き出しも端的にすべきです。

挨拶に使える書き出しも基本的には御礼がベースとなります。しかし、挨拶がメインですので、御礼だけを羅列するのではなく、総会のサマリーを交えてもよいでしょう。「私どもの直近の活動として」、「今後の計画として」、「取り組まなければならない課題として」といった言葉を用いて、現状の状況と将来計画、その中における課題や懸念点の概要を盛り込むと、総会の開催目的が出席者と認識共有でき、スムーズな総会進行につながります。

メールの書き出しの場合は、基本的に手紙と変わることはありません。しかし、手紙と異なり、メールは即時に送り、即時に見れるという特徴があります。従って、伝えたいことを手紙以上に端的に伝える必要があります。書き出しは感謝の気持ちをベースにするものの、端的にまとめ、「さて今般の総会開催にあたり」といった文言を使って、総会開催の目的や内容のサマリーを端的に記載することが重要なポイントとなってきます。くれぐれも長文は厳禁です。

ビジネスに使える書き出しについては、どちらかというと用件を如何に端的に伝えるかがポイントとなります。しかし、あまりに端的に伝えることを全面に出すと、非常にビジネスライクな表現に留まることも考えられます。つまり、伝えたいことを一方的に伝えてしまっている印象を与えがちになってしまいます。これを避けるためには、「例年、出席者の方々が最も関心が高い事業計画について、ポイントをご説明します。」といった書き出しが効果的です。

総会の挨拶の書き出し一つとっても、スピーチ、手紙、メールといった手段によって文例が多少変わってきます。また、ビジネス的な要素を入れると、また変わってきます。しかし、端的に伝えること、出席者の立場に立つことはいずれの伝達手段であっても共通です。極論すれば、そこが定まっていれば、多少誤字脱字があっても、スピーチで緊張しても失礼には当たりません。伝えることよりも伝わることを意識した書き出しを心がけましょう。

総会の挨拶の結びのポイントも、原則は感謝の気持ちを前面に伝えることです。しかし、ここは丁寧に感謝を述べるか、既に最初に感謝の気持ちを仕えているので、端的に最後述べるかはケースバイケースと考えましょう。予定通り、総会が進行して時間にも猶予があるようであれば、結びで改めて丁寧に感謝の気持ちを伝えてもよいでしょう。しかし、時間が押している場合や、出席者が疲れているのを感じた場合は、手短にまとめるようにすべきです。

スピーチに使える結びの例文としては、「以上を持ちまして、本日予定されておりました総会の議事は全て終了いたしました。お忙しい中、最後まで出席くださいまして、誠にありがとうございました。今後とも当方の事業に引き続き、ご理解とご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。また、次回の総会でお会いできることを切に願いまして、総会を閉会させていただきます。本日はありがとうございました。」がベースになります。

手紙に使える結びとしては、やはり感謝の思いと今後のお願いを伝えるのが一般的です。「今回の総会開催にあたりましては、出席者各位の多大なご支援、ご協力があってのことでございます。改めて感謝申し上げます。今後とも当方の事業に引き続きご理解、ご支援をいただれば幸甚です。今後ともよろしくお願い申し上げます。」で十分になります。スピーチと異なるのは、話し言葉である「ありがとうございます。」を多用しない点です。

挨拶に使える結びの例文も、基本的にポイントは二点です。感謝の気持ちと端的に伝えることです。「本日の総会に最後までご出席いただきましたこと、改めて感謝申し上げる次第でございます。ありがとうございました。今後もこれまで同様に、当方の事業にご理解、ご支援をいただければ、これに勝る喜びはございません。今後ともよろしくお願い申し上げます。」が挨拶に使える結びの典型的な例文と考えることができます。端的に伝えることが重要です。

メールに使える結びの例文としても、手紙とほぼ変わることはありません。但し、メールは手紙と異なり、若干、話し言葉表現を交えても差し支えありません。手紙よりはインフォーマルな伝達手段と位置づけられるためです。しかし、かといって、あまり砕けすぎた表現を用いることは禁物です。基本的には手紙の結びの例文と同様、感謝の思いと今後のお願いが端的に、ダイレクトに伝わるように表現されていれば、それで十分といえるでしょう。

ビジネスに使える結びの例文は、書き出しと同様です。ビジネスライクに留まることのないような工夫が必要であるということです。例えば、「私どもの説明で至らない部分等、ご不明な点やご懸念される点があれば、ご遠慮なくお問い合わせください。」といった結びの言葉を入れてみましょう。実際に問い合わせが発生する、しないは別として、一方的に言いたいことだけ言ったという印象は随分緩和され、今後の円滑なコミュニケーションが期待できます。

総会全体の挨拶の結びのまとめとしては、一方的な印象を出席者に与えないような工夫をすることが前提になるということです。総会は出席者も多い中で、重要な事項が意思決定される場です。従って、どうしても一方的に進めてしまって、納得感のない結論になってしまったという印象を出席者に与えかねないのも事実です。至らない点があったら、ご意見を遠慮なくお聞かせくださいといった、出席者へのきめ細かい配慮、フォローの言葉が必要です。

総会の挨拶で求められるポイントはそれほど多くはありません。感謝の思いを全面に出すこと、端的であること、そして一方的に伝えている印象を与えないことの三点が守られていれば、十分に事足ります。基本的には例文をそのまま用いれば、円滑に開催、進行することが可能です。 しかし、例文をそのまま覚える、そのまま書き写すことは控えるべきです。いわゆる丸々コピーする方法は、確かに楽ではありますが、どうしても自分自身の言葉にならず、どこかよそよそしい印象を与えてしまいます。よどみなく語られていなくても、少々言葉に詰まっても、誤字脱字が発生しても構わないのです。それよりも、伝わるメッセージを自分自身の言葉で表現した方が、出席者には響きますし、誠実な印象を与えることができます。そして過剰に飾り立てる必要もありません。総会の挨拶は、あくまで円滑に総会を進行し、出席者の理解と協力を継続的に得るという目的に対する手段に過ぎません。逆に、あまりにも美辞麗句な挨拶を並び立てると、肝心の総会内容に自信がないのではないか、内容が陳腐なのではないか、質疑応答の時間を削ろうとしていないかと、別の解釈をされることにもなりかねないのです。